Privacyverklaring Koffiezone.be

Versie: september 2026

Koffiezone.be hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij deze gegevens verwerken, met welke partijen gegevens kunnen worden gedeeld, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten u heeft.

Deze privacyverklaring is van toepassing op het gebruik van Koffiezone.be en onze dienstverlening, waaronder het plaatsen en afhandelen van bestellingen, betalingen, verzendingen, klantenservice, nieuwsbrieven, beoordelingen en het gebruik van onze website.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

Koffiezone.be wordt geëxploiteerd door de onderstaande in Nederland gevestigde onderneming. Deze onderneming is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Koffiezone.be
Boerenkamplaan 94 b
5712 AH Someren
Nederland

KVK: 17265816
BTW-identificatienummer: NL821440093B01
E-mail:[email protected]
Telefoon: +31 6 17988539

Voor vragen over privacy of het uitoefenen van uw privacyrechten kunt u contact met ons opnemen via bovenstaande contactgegevens.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van hoe u onze webshop gebruikt, kunnen wij onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

• naam, adres, postcode en woonplaats;
• factuur- en afleveradres;
• e-mailadres en telefoonnummer;
• bedrijfsnaam en btw-identificatienummer indien u zakelijk bestelt;
• bestelgegevens en aankoopgeschiedenis;
• betaal- en transactiegegevens;
• klantnummer en accountgegevens;
• correspondentie met onze klantenservice;
• gegevens die u verstrekt bij een beoordeling;
• IP-adres, browser-, apparaat- en technische gegevens;
• gegevens over het gebruik van onze website;
• cookie- en toestemmingsgegevens;
• gegevens die noodzakelijk zijn voor fraudepreventie, beveiliging en het voorkomen van misbruik.

Wij verwerken niet meer persoonsgegevens dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor de betreffende doeleinden.

3. Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?

Bestellingen en overeenkomsten

Wanneer u een bestelling plaatst, verwerken wij persoonsgegevens om uw bestelling te registreren en uit te voeren, uw betaling te verwerken, uw bestelling te verzenden en u te informeren over de status daarvan.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Klantenservice

Wanneer u contact met ons opneemt, verwerken wij de gegevens die noodzakelijk zijn om uw vraag, klacht, retourzending of ander verzoek te behandelen.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en, afhankelijk van de situatie, ons gerechtvaardigd belang bij een goede klantenservice.

Administratie en wettelijke verplichtingen

Wij verwerken en bewaren bepaalde bestel-, betaal- en factuurgegevens om te voldoen aan onze wettelijke administratieve, fiscale en andere verplichtingen.

Grondslag: wettelijke verplichting.

Beveiliging en fraudepreventie

Wij kunnen technische, bestel- en betaalgegevens verwerken om onze webshop en dienstverlening te beveiligen en fraude, misbruik en ongeoorloofde toegang te voorkomen of te onderzoeken.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij het beveiligen van onze onderneming, webshop en klanten.

Nieuwsbrieven en commerciële communicatie

Wanneer u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief, gebruiken wij uw naam en/of e-mailadres om u nieuws, aanbiedingen en informatie over onze producten te sturen.

U kunt zich op ieder moment afmelden via de afmeldlink onderaan onze nieuwsbrieven.

Waar toestemming wettelijk vereist is, baseren wij deze verwerking op uw toestemming. Wanneer commerciële communicatie op een andere wettelijke grondslag is toegestaan, handelen wij overeenkomstig de daarvoor geldende regels.

4. Webshop – Lightspeed

Onze webshop maakt gebruik van het e-commerceplatform Lightspeed.

Bij het gebruik van onze webshop en het plaatsen van bestellingen worden persoonsgegevens binnen deze omgeving verwerkt. Dit betreft bijvoorbeeld contact-, account-, bestel- en technische gegevens.

Lightspeed kan toegang hebben tot persoonsgegevens voor het functioneren, beveiligen en technisch ondersteunen van de webshop.

5. Betalingen

Voor het verwerken van betalingen maken wij gebruik van verschillende betaaldienstverleners.

PAY.

Een belangrijk deel van onze betaalmethoden wordt verwerkt via PAY. Afhankelijk van de gekozen betaalmethode kunnen gegevens zoals uw naam, contactgegevens, bestelgegevens, IP-adres en betaal- of transactiegegevens worden verwerkt.

Via PAY. kunnen verschillende betaalmethoden beschikbaar worden gesteld. De daadwerkelijk beschikbare betaalmogelijkheden worden tijdens het afrekenen weergegeven.

Mollie

Voor bepaalde betalingen maken wij gebruik van Mollie. Mollie verwerkt de gegevens die noodzakelijk zijn om de gekozen betaling uit te voeren en te administreren.

PayPal

Wanneer u kiest voor PayPal, worden de voor de betaling noodzakelijke persoonsgegevens en transactiegegevens door of met PayPal verwerkt.

ABN AMRO

Voor ons zakelijke betalingsverkeer maken wij gebruik van ABN AMRO. Hierdoor kunnen betaal- en transactiegegevens binnen onze bankadministratie worden verwerkt.

Betaaldienstverleners en banken kunnen voor bepaalde verwerkingen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn en zijn daarnaast gebonden aan eigen wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld op het gebied van betalingsverkeer, fraudepreventie en financiële administratie.

6. Verzending – Sendcloud en vervoerders

Voor het verwerken van onze zendingen maken wij gebruik van Sendcloud.

Om uw bestelling te verzenden kunnen onder andere de volgende gegevens aan Sendcloud worden verstrekt:

• naam;
• afleveradres;
• e-mailadres;
• telefoonnummer, indien noodzakelijk voor de levering;
• order- en verzendgegevens.

Via Sendcloud maken wij verzendlabels aan en worden de voor de bezorging noodzakelijke gegevens doorgegeven aan de gekozen vervoerder.

Voor leveringen in België maakt Koffiezone.be onder andere gebruik van DPD, DHL en PostNL.

De betreffende vervoerder ontvangt de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om uw bestelling te bezorgen en u waar van toepassing over de bezorging te informeren.

7. Boekhouding – SnelStart

Voor onze financiële administratie en boekhouding maken wij gebruik van SnelStart.

Daarbij kunnen onder andere naam, adresgegevens, bedrijfsgegevens, factuurgegevens, bestelgegevens en financiële gegevens worden verwerkt.

Administratieve gegevens worden bewaard voor zover dit noodzakelijk is om aan onze wettelijke en fiscale verplichtingen te voldoen.

8. Nieuwsbrieven – Laposta

Voor het verzenden van onze nieuwsbrieven maken wij gebruik van Laposta.

Hiervoor kunnen uw naam en e-mailadres worden verwerkt. Daarnaast kan technische informatie over de aflevering en het gebruik van e-mails worden verwerkt, bijvoorbeeld of een nieuwsbrief is afgeleverd of geopend, voor zover dit volgens de toepasselijke privacy- en cookieregels is toegestaan.

U kunt zich op ieder moment afmelden via de afmeldlink onderaan iedere nieuwsbrief.

9. Beoordelingen – WebwinkelKeur

Wij maken gebruik van WebwinkelKeur voor het verzamelen en publiceren van klant- en productbeoordelingen.

Wanneer wij u uitnodigen om een beoordeling achter te laten, kunnen gegevens zoals uw naam, e-mailadres en informatie die noodzakelijk is om de beoordeling aan een bestelling te koppelen met WebwinkelKeur worden gedeeld.

Wanneer u een beoordeling plaatst, verwerkt WebwinkelKeur de daarbij verstrekte gegevens overeenkomstig de eigen voorwaarden en privacyverklaring.

WebwinkelKeur kan bepaalde informatie publiceren die u bij uw beoordeling opgeeft. Vermeld daarom geen persoonsgegevens in de openbare tekst van uw beoordeling die u niet openbaar wilt maken.

10. Cookies en Cookiebot

Koffiezone.be maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Voor het beheren en registreren van uw cookievoorkeuren maken wij gebruik van Cookiebot.

Wij kunnen onder andere gebruikmaken van:

Noodzakelijke cookies: nodig voor het technisch functioneren van de webshop, bijvoorbeeld voor de winkelwagen, beveiliging en het afrekenproces.

Voorkeurscookies: voor het onthouden van bepaalde instellingen en keuzes.

Statistische en analytische cookies: om inzicht te krijgen in het gebruik en functioneren van onze webshop.

Marketingcookies: voor onder andere het meten van de effectiviteit van advertenties en, afhankelijk van uw toestemming, het beter afstemmen van advertenties.

Cookies waarvoor wettelijk toestemming is vereist, worden pas gebruikt nadat u daarvoor via onze cookiebanner toestemming heeft gegeven.

U kunt uw toestemming en cookievoorkeuren via Cookiebot aanpassen of intrekken. De actuele lijst van cookies, aanbieders, doeleinden en bewaartermijnen vindt u via onze cookie-instellingen.

11. Analytics en online marketing

Wij gebruiken analytische en marketingdiensten om te begrijpen hoe onze webshop wordt gebruikt en om onze online marketing te meten en verbeteren.

Daarbij kunnen, afhankelijk van uw cookievoorkeuren en de gebruikte diensten, gegevens zoals uw IP-adres, apparaatgegevens, browsergegevens, bezochte pagina's, interacties, verkeersbron en informatie over bestellingen of conversies worden verwerkt.

Voor zover hiervoor toestemming is vereist, vindt deze verwerking alleen plaats nadat u via Cookiebot toestemming heeft gegeven.

12. E-mail en communicatie

Wanneer u per e-mail of via een andere contactmogelijkheid contact met ons opneemt, verwerken wij uw contactgegevens en de inhoud van uw bericht om uw vraag of verzoek te behandelen.

Correspondentie kan worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de afhandeling van uw verzoek, onze dienstverlening en administratie of voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.

13. Juridische zaken, verzekeringen, rechtsbijstand en incasso

Wanneer dit noodzakelijk is voor de behandeling van een schadegeval, betalingsachterstand, aansprakelijkstelling, claim, juridisch geschil of andere juridische kwestie, kunnen wij relevante persoonsgegevens verstrekken aan onze verzekeraar ASR, onze rechtsbijstandsverlener DAS en, indien noodzakelijk, aan juridische dienstverleners die door ons of onze rechtsbijstandsverlener worden ingeschakeld.

Dit kunnen bijvoorbeeld advocaten, incassobureaus of gerechtsdeurwaarders zijn.

Het kan hierbij onder andere gaan om:

• naam en contactgegevens;
• bedrijfsgegevens;
• bestel- en factuurgegevens;
• betalingsgegevens en openstaande bedragen;
• relevante correspondentie;
• andere gegevens die noodzakelijk zijn voor de behandeling van de betreffende zaak.

Wij delen uitsluitend persoonsgegevens die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de behandeling van de zaak, het innen van een vordering of het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van onze rechtspositie.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij het innen van verschuldigde bedragen en het vaststellen, uitoefenen en verdedigen van onze rechten, of een wettelijke verplichting wanneer die van toepassing is.

14. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering, het beschermen van onze rechten of het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Dit kan onder andere gebeuren met:

• Lightspeed en andere technische dienstverleners van onze webshop;
• betaaldienstverleners en banken;
• Sendcloud en vervoerders;
• boekhoud- en administratiedienstverleners;
• nieuwsbriefdiensten;
• reviewplatforms;
• cookie-, analytics-, advertentie- en marketingdienstverleners;
• IT- en beveiligingsdienstverleners;
• verzekeraars en rechtsbijstandsverleners, waaronder ASR en DAS;
• advocaten, incassobureaus en gerechtsdeurwaarders indien noodzakelijk;
• overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Met partijen die persoonsgegevens uitsluitend namens ons verwerken, maken wij waar vereist afspraken over de bescherming en verwerking van persoonsgegevens.

15. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige dienstverleners of hun subverwerkers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, zorgen wij ervoor dat daarvoor een geldige wettelijke doorgiftegrondslag bestaat en, waar vereist, passende waarborgen worden toegepast, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

16. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn bepaalde gegevens langer te bewaren.

Bestel-, factuur- en administratieve gegevens bewaren wij gedurende de toepasselijke wettelijke fiscale en administratieve bewaartermijnen.

Accountgegevens bewaren wij zolang uw account actief is of zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is, tenzij bepaalde gegevens vanwege wettelijke verplichtingen langer moeten worden bewaard.

Klantenservice en correspondentie bewaren wij zolang dit noodzakelijk is voor de behandeling van uw vraag, klacht of geschil en daarna voor zover dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor onze administratie of juridische positie.

Nieuwsbriefgegevens verwerken wij totdat u zich afmeldt of uw toestemming intrekt. Wij kunnen beperkte gegevens bewaren om ervoor te zorgen dat uw afmelding wordt gerespecteerd.

Cookie-, analytics- en marketinggegevens worden bewaard volgens de bewaartermijnen van de betreffende cookies en diensten. De actuele termijnen vindt u in onze Cookiebot-cookieverklaring.

Gegevens in juridische dossiers, betalingsgeschillen en claims bewaren wij zolang dit noodzakelijk is voor de behandeling van de zaak en gedurende de periode waarin daaruit nog rechtsvorderingen of wettelijke verplichtingen kunnen voortvloeien.

17. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Toegang tot persoonsgegevens wordt zoveel mogelijk beperkt tot medewerkers en dienstverleners die deze gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben.

18. Uw privacyrechten

Op grond van de AVG heeft u, afhankelijk van de omstandigheden, verschillende rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens.

U heeft onder andere het recht om:

• inzage te vragen in uw persoonsgegevens;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• verwijdering van gegevens te verzoeken;
• beperking van de verwerking te verzoeken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• uw persoonsgegevens in bepaalde gevallen over te dragen;
• eerder gegeven toestemming in te trekken;
• bezwaar te maken tegen direct marketing.

Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden.

U kunt een privacyverzoek indienen via [email protected].

Om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kunnen wij u vragen aanvullende informatie te verstrekken waarmee wij uw identiteit redelijkerwijs kunnen controleren.

Wij reageren in beginsel binnen één maand op uw verzoek. Bij complexe verzoeken kan deze termijn overeenkomstig de AVG worden verlengd.

19. Klachten over privacy

Heeft u een klacht over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op, zodat wij uw klacht kunnen onderzoeken.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit. Omdat de verantwoordelijke onderneming in Nederland is gevestigd, kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens. Als u in België woont, kunt u onder de daarvoor geldende voorwaarden ook contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

20. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, gebruikte systemen, leveranciers, wetgeving of gegevensverwerkingen veranderen.

Op deze pagina publiceren wij steeds de actuele versie. Bovenaan de privacyverklaring staat de versiedatum, zodat u kunt zien wanneer deze voor het laatst inhoudelijk is bijgewerkt.

Bij belangrijke wijzigingen informeren wij u aanvullend wanneer dat passend of wettelijk vereist is.

Huidige versie: september 2026.