Politique de confidentialité de Koffiezone.be

Version : septembre 2026

Koffiezone.be accorde une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel. Dans la présente déclaration de confidentialité, nous expliquons quelles données à caractère personnel nous traitons, pourquoi nous les traitons, avec quelles parties ces données peuvent être partagées, pendant combien de temps nous les conservons et quels sont vos droits.

La présente déclaration de confidentialité s'applique à l'utilisation de Koffiezone.be et à nos services, notamment la passation et le traitement des commandes, les paiements, les expéditions, le service client, les newsletters, les avis et l'utilisation de notre site web.

1. Qui est responsable de vos données à caractère personnel ?

Koffiezone.be est exploité par la société ci-dessous, établie aux Pays-Bas. Cette société est responsable du traitement des données à caractère personnel tel que décrit dans la présente déclaration de confidentialité.

Koffiezone.be
Boerenkamplaan 94 b
5712 AH Someren
Pays-Bas

Chambre de commerce : 17265816
Numéro d'identification TVA : NL821440093B01
E-mail :[email protected]
Téléphone : +31 6 17988539

Pour toute question relative à la protection des données ou à l'exercice de vos droits en matière de protection des données, vous pouvez nous contacter aux coordonnées ci-dessus.

2. Quelles données à caractère personnel traitons-nous ?

En fonction de la manière dont vous utilisez notre boutique en ligne, nous pouvons notamment traiter les données à caractère personnel suivantes :

• nom, adresse, code postal et ville ;
• adresse de facturation et de livraison ;
• adresse e-mail et numéro de téléphone ;
• raison sociale et numéro d'identification TVA si vous passez une commande à titre professionnel ;
• détails de la commande et historique des achats ;
• les données de paiement et de transaction ;
• numéro de client et informations de compte ;
• la correspondance avec notre service client ;
• les informations que vous fournissez dans le cadre d'un avis ;
• adresse IP, navigateur, appareil et données techniques ;
• données relatives à l'utilisation de notre site web ;
• données relatives aux cookies et aux consentements ;
• les données nécessaires à la prévention de la fraude, à la sécurité et à la prévention des abus.

Nous ne traitons pas plus de données à caractère personnel que ce qui est raisonnablement nécessaire aux fins concernées.

3. Pourquoi traitons-nous vos données à caractère personnel ?

Commandes et contrats

Lorsque vous passez une commande, nous traitons des données à caractère personnel afin d'enregistrer et d'exécuter votre commande, de traiter votre paiement, d'expédier votre commande et de vous informer de son statut.

Base juridique : exécution du contrat.

Service client

Lorsque vous nous contactez, nous traitons les données nécessaires pour traiter votre question, votre réclamation, votre retour ou toute autre demande.

Base juridique : exécution du contrat et, selon la situation, notre intérêt légitime à assurer un service client de qualité.

Administration et obligations légales

Nous traitons et conservons certaines données relatives aux commandes, aux paiements et aux factures afin de respecter nos obligations légales en matière d'administration, de fiscalité et autres.

Base juridique : obligation légale.

Sécurité et prévention de la fraude

Nous pouvons traiter des données techniques, relatives aux commandes et aux paiements afin de sécuriser notre boutique en ligne et nos services, ainsi que pour prévenir ou enquêter sur les fraudes, les abus et les accès non autorisés.

Base juridique : notre intérêt légitime à assurer la sécurité de notre entreprise, de notre boutique en ligne et de nos clients.

Newsletters et communications commerciales

Lorsque vous vous inscrivez à notre newsletter, nous utilisons votre nom et/ou votre adresse e-mail pour vous envoyer des actualités, des offres et des informations sur nos produits.

Vous pouvez vous désabonner à tout moment via le lien de désabonnement figurant au bas de nos newsletters.

Lorsque le consentement est légalement requis, nous fondons ce traitement sur votre consentement. Lorsque les communications commerciales sont autorisées sur une autre base juridique, nous agissons conformément aux règles applicables en la matière.

4. Boutique en ligne – Lightspeed

Notre boutique en ligne utilise la plateforme de commerce électronique Lightspeed.

Lors de l’utilisation de notre boutique en ligne et de la passation de commandes, des données à caractère personnel sont traitées au sein de cet environnement. Il s’agit, par exemple, de données de contact, de compte, de commande et de données techniques.

Lightspeed peut avoir accès à des données à caractère personnel aux fins du fonctionnement, de la sécurisation et du support technique de la boutique en ligne.

5. Paiements

Pour le traitement des paiements, nous faisons appel à différents prestataires de services de paiement.

PAY.

Une grande partie de nos modes de paiement est traitée via PAY. En fonction du mode de paiement choisi, des données telles que votre nom, vos coordonnées, les détails de votre commande, votre adresse IP et les informations relatives au paiement ou à la transaction peuvent être traitées.

PAY. permet de proposer différents modes de paiement. Les options de paiement effectivement disponibles s’affichent lors du paiement.

Mollie

Pour certains paiements, nous utilisons Mollie. Mollie traite les données nécessaires à l’exécution et à la gestion du paiement choisi.

PayPal

Lorsque vous choisissez PayPal, les données à caractère personnel et les données de transaction nécessaires au paiement sont traitées par ou avec PayPal.

ABN AMRO

Pour nos opérations de paiement professionnelles, nous faisons appel à ABN AMRO. Cela permet de traiter les données de paiement et de transaction au sein de notre administration bancaire.

Les prestataires de services de paiement et les banques peuvent, pour certains traitements, agir en tant que responsables du traitement à part entière et sont en outre soumis à leurs propres obligations légales, notamment en matière de transactions financières, de prévention de la fraude et de comptabilité financière.

6. Expédition – Sendcloud et transporteurs

Pour le traitement de nos envois, nous faisons appel à Sendcloud.

Afin d’expédier votre commande, les données suivantes, entre autres, peuvent être transmises à Sendcloud :

• nom ;
• adresse de livraison ;
• adresse e-mail ;
• numéro de téléphone, si nécessaire pour la livraison ;
• les informations relatives à la commande et à l'expédition.

Via Sendcloud, nous créons des étiquettes d’expédition et transmettons les informations nécessaires à la livraison au transporteur choisi.

Pour les livraisons en Belgique, Koffiezone.be fait notamment appel à DPD, DHL et PostNL.

Le transporteur concerné reçoit les données à caractère personnel nécessaires à la livraison de votre commande et, le cas échéant, pour vous informer de la livraison.

7. Comptabilité – SnelStart

Pour notre administration financière et notre comptabilité, nous utilisons SnelStart.

Dans ce cadre, peuvent notamment être traités le nom, les coordonnées, les données relatives à l’entreprise, les données de facturation, les données de commande et les données financières.

Les données administratives sont conservées dans la mesure où cela est nécessaire pour respecter nos obligations légales et fiscales.

8. Lettres d’information – Laposta

Nous utilisons Laposta pour l'envoi de nos newsletters.

À cette fin, votre nom et votre adresse e-mail peuvent être traités. En outre, des informations techniques relatives à la livraison et à l’utilisation des e-mails peuvent être traitées, par exemple pour savoir si une newsletter a été livrée ou ouverte, dans la mesure où cela est autorisé par les règles applicables en matière de confidentialité et de cookies.

Vous pouvez vous désabonner à tout moment via le lien de désabonnement situé au bas de chaque newsletter.

9. Avis – WebwinkelKeur

Nous utilisons WebwinkelKeur pour collecter et publier les avis clients et les avis sur les produits.

Lorsque nous vous invitons à laisser un avis, des données telles que votre nom, votre adresse e-mail et les informations nécessaires pour associer l’avis à une commande peuvent être partagées avec WebwinkelKeur.

Lorsque vous publiez un avis, WebwinkelKeur traite les données fournies conformément à ses propres conditions générales et à sa politique de confidentialité.

WebwinkelKeur peut publier certaines informations que vous fournissez dans votre avis. Veillez donc à ne pas mentionner dans le texte public de votre avis des données à caractère personnel que vous ne souhaitez pas rendre publiques.

10. Cookies et Cookiebot

Koffiezone.be utilise des cookies et des technologies similaires. Nous utilisons Cookiebot pour gérer et enregistrer vos préférences en matière de cookies.

Nous pouvons notamment utiliser :

Cookies nécessaires : indispensables au fonctionnement technique de la boutique en ligne, par exemple pour le panier, la sécurité et le processus de paiement.

Cookies de préférences : pour mémoriser certains paramètres et choix.

Cookies statistiques et analytiques : pour mieux comprendre l'utilisation et le fonctionnement de notre boutique en ligne.

Cookies marketing : notamment pour mesurer l’efficacité des publicités et, sous réserve de votre consentement, pour mieux personnaliser les publicités.

Les cookies pour lesquels un consentement légal est requis ne sont utilisés qu’après que vous en avez donné l’autorisation via notre bannière de cookies.

Vous pouvez modifier ou retirer votre consentement et vos préférences en matière de cookies via Cookiebot. Vous trouverez la liste actualisée des cookies, des fournisseurs, des finalités et des durées de conservation dans nos paramètres de cookies.

11. Analyses et marketing en ligne

Nous utilisons des services d’analyse et de marketing afin de comprendre comment notre boutique en ligne est utilisée et pour évaluer et améliorer notre marketing en ligne.

Dans ce cadre, en fonction de vos préférences en matière de cookies et des services utilisés, des données telles que votre adresse IP, les informations relatives à votre appareil, les données de votre navigateur, les pages consultées, vos interactions, la source du trafic et les informations concernant vos commandes ou conversions peuvent être traitées.

Dans la mesure où un consentement est requis à cet effet, ce traitement n’aura lieu qu’après que vous aurez donné votre consentement via Cookiebot.

12. E-mail et communication

Lorsque vous nous contactez par e-mail ou via un autre moyen de contact, nous traitons vos coordonnées et le contenu de votre message afin de traiter votre question ou votre demande.

La correspondance peut être conservée aussi longtemps que cela est nécessaire pour le traitement de votre demande, la prestation de nos services et notre administration, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

13. Affaires juridiques, assurances, assistance juridique et recouvrement

Lorsque cela s’avère nécessaire pour le traitement d’un sinistre, d’un retard de paiement, d’une mise en cause de responsabilité, d’une réclamation, d’un litige ou de toute autre question juridique, nous pouvons transmettre les données à caractère personnel pertinentes à notre assureur ASR, à notre prestataire d’assistance juridique DAS et, si nécessaire, à des prestataires de services juridiques auxquels nous ou notre prestataire d’assistance juridique faisons appel.

Il peut s’agir, par exemple, d’avocats, d’agences de recouvrement ou d’huissiers de justice.

Il peut s’agir notamment :

• nom et coordonnées ;
• les données relatives à l’entreprise ;
• les données relatives aux commandes et à la facturation ;
• les informations de paiement et les montants dus ;
• la correspondance pertinente ;
• toutes autres données nécessaires au traitement du dossier concerné.

Nous ne partageons que les données à caractère personnel raisonnablement nécessaires au traitement du dossier, au recouvrement d'une créance ou à la détermination, à l'exercice ou à la défense de notre position juridique.

Base juridique : notre intérêt légitime à recouvrer les montants dus et à établir, exercer et défendre nos droits, ou une obligation légale le cas échéant.

14. Avec qui partageons-nous les données à caractère personnel ?

Nous ne vendons pas vos données à caractère personnel.

Nous ne partageons des données à caractère personnel que lorsque cela est nécessaire à la prestation de nos services, à la gestion de notre entreprise, à la protection de nos droits ou au respect d’obligations légales.

Cela peut notamment concerner :

• Lightspeed et d’autres prestataires de services techniques de notre boutique en ligne ;
• des prestataires de services de paiement et des banques ;
• Sendcloud et les transporteurs ;
• des prestataires de services comptables et administratifs ;
• des services de newsletter ;
• les plateformes d'avis ;
• prestataires de services de cookies, d'analyse de données, de publicité et de marketing ;
• prestataires de services informatiques et de sécurité ;
• assureurs et prestataires d’assistance juridique, notamment ASR et DAS ;
• des avocats, des agences de recouvrement et des huissiers de justice si nécessaire ;
• les autorités publiques lorsque nous sommes légalement tenus de leur transmettre des données.

Avec les parties qui traitent des données à caractère personnel exclusivement pour notre compte, nous concluons, le cas échéant, des accords relatifs à la protection et au traitement des données à caractère personnel.

15. Transfert en dehors de l’Espace économique européen

Certains prestataires de services ou leurs sous-traitants peuvent traiter des données à caractère personnel en dehors de l’Espace économique européen (EEE).

Lorsque des données à caractère personnel sont transférées en dehors de l’EEE, nous veillons à ce qu’il existe une base juridique valable pour ce transfert et, le cas échéant, à ce que des garanties appropriées soient mises en place, telles qu’une décision d’adéquation de la Commission européenne ou des clauses contractuelles types approuvées.

16. Combien de temps conservons-nous les données à caractère personnel ?

Nous ne conservons pas les données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire au regard de la finalité pour laquelle elles ont été collectées, sauf si nous sommes légalement tenus de conserver certaines données plus longtemps.

Nous conservonsles données relatives aux commandes, aux factures et à l'administration pendant les délais de conservation fiscaux et administratifs légaux applicables.

Nous conservonsles données de compte tant que votre compte est actif ou aussi longtemps que cela est raisonnablement nécessaire, sauf si certaines données doivent être conservées plus longtemps en raison d’obligations légales.

Nous conservons les données relativesau service client et à la correspondance aussi longtemps que cela est nécessaire pour traiter votre demande, votre réclamation ou votre litige, puis dans la mesure où cela est raisonnablement nécessaire pour notre administration ou notre situation juridique.

Nous traitonsles données relatives à la newsletter jusqu’à ce que vous vous désabonniez ou que vous retiriez votre consentement. Nous pouvons conserver certaines données afin de garantir le respect de votre désabonnement.

Les données relatives aux cookies, aux outils d’analyse et au marketing sont conservées conformément aux durées de conservation des cookies et des services concernés. Vous trouverez les durées actuelles dans notre déclaration relative aux cookies « Cookiebot ».

Nous conservonsles données relatives aux dossiers juridiques, aux litiges de paiement et aux réclamations aussi longtemps que cela est nécessaire au traitement de l’affaire et pendant la période au cours de laquelle des actions en justice ou des obligations légales peuvent encore en découler.

17. Sécurité des données à caractère personnel

Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre la perte, l’utilisation abusive, l’accès non autorisé, la divulgation indésirable et la modification non autorisée.

L’accès aux données à caractère personnel est limité, dans la mesure du possible, aux collaborateurs et prestataires de services qui en ont besoin dans le cadre de leurs activités.

18. Vos droits en matière de protection de la vie privée

En vertu du RGPD, vous disposez, selon les circonstances, de différents droits concernant vos données à caractère personnel.

Vous avez notamment le droit :

• demander l’accès à vos données à caractère personnel ;
• faire rectifier les données inexactes ;
• demander la suppression de vos données ;
• demander la limitation du traitement ;
• de vous opposer à certains traitements ;
• transférer vos données à caractère personnel dans certains cas ;
• retirer un consentement donné précédemment ;
• de s’opposer au marketing direct.

Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité des traitements effectués avant ce retrait.

Vous pouvez soumettre une demande relative à la protection des données à l'adresse [email protected].

Afin d’éviter que des données à caractère personnel ne soient communiquées à la mauvaise personne, nous pouvons vous demander de fournir des informations complémentaires nous permettant de vérifier raisonnablement votre identité.

En principe, nous répondons à votre demande dans un délai d’un mois. En cas de demandes complexes, ce délai peut être prolongé conformément au RGPD.

19. Réclamations relatives à la protection de la vie privée

Avez-vous une réclamation concernant la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel ? Dans ce cas, veuillez de préférence nous contacter au préalable afin que nous puissions examiner votre réclamation.

Vous disposez également du droit de déposer une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente. L’entreprise responsable étant établie aux Pays-Bas, vous pouvez vous adresser à l’Autorité néerlandaise de protection des données (Autoriteit Persoonsgegevens). Si vous résidez en Belgique, vous pouvez également contacter l’Autorité de protection des données (GBA), sous réserve des conditions applicables.

20. Modifications de la présente déclaration de confidentialité

Nous pouvons modifier la présente déclaration de confidentialité en cas de changement concernant nos services, les systèmes utilisés, nos fournisseurs, la législation ou les traitements de données.

Nous publions toujours la version à jour sur cette page. La date de mise à jour figure en haut de la déclaration de confidentialité, ce qui vous permet de voir quand son contenu a été mis à jour pour la dernière fois.

En cas de modifications importantes, nous vous en informerons en outre lorsque cela s’avère approprié ou est requis par la loi.

Version actuelle : septembre 2026.